【内容紹介】学校の先生が知っておくべき「会議を簡単に楽しくする」５１のテクニック【３１〜４０】
031 写真を撮る
「『そうだね。僕がやるよ。このスクライブを写真に撮って西田さんに見せれば話も早いしね』と言いながら、田内は早くもスマホを取り出して写真を撮っている」
会議で書いたボードは写真に撮れば、立派な議事録ができてしまいます！
それをメールで送れば、みんなの確認になりますし、参加できなかった先生にも共有できます。
僕が初任の頃はまだスマートフォンはありませんでした。
今はいい時代になったものです。
032 声を受け止める
「普段は言いっぱなしで、発言が空中に消えていく感じなんだけど、スクライブで受け止めてもらっている感じがしたな あ。僕。声も小さいしね」
会議では影響力の強い人や単純に声の大きい人が、議論を先導してしまうパターンがあります。
しかし、声の小さい人であっても素晴らしい意見を持っていることは当然あります。
その際、ただの発言だけでは印象が弱く流れてしまいます。
そこで、意見を書くことによって、声の小さい人の意見であっても公平に扱うことができます。
ホワイトボードに書かれた文字には、声の大きい小さいは関係ありません！
033 地上戦
「うーん。後は、議論が見えるのがいいね。『前にどんな話してたっけな』とか考えなくていいっていうか。議論していても地に足がついている感じがしたよ。フワフワしてない感じ」
ただ言い合うだけで、全く論点に合っていない議論を「空中線」。
論点に沿って、今のある議論を展開していくのが「地上戦」。
意見を書くという行為は、みんなの意見を「見える化」し、地上戦を可能にします。
034 曖昧な発言をなくす
「それから、書いてもらっていると、『自分が曖昧な発言をしているんだな』って分かったよ。鈴川さんに『なんて書けばいいのか？』って聞かれて、改めて意見をまとめてみたりして。聞かれてハッとするんだよね。アレは結構ありがたいかなあ」
感想と意見は別でして、意識しないとわからないものです。
それを書いてもらい、また確認してもらうことによって、自分の曖昧な発言に気づくことができます。
035 書くことで気づくこと
「書きづらいのはスクライブの技術不足が原因じゃなくて、単に議論がぐちゃぐちゃしているからだ」
論点がまとまらない議論は書いている側にも反映します。
何をどう書けばわからないのです。
論点がまとまっている議論は、意見・論点・決定事項がはっきりわかり、書いている側にもありがたいものです。
逆説的ですが「書きやすい会議」を意識することで、論点がまとまっている議論を展開することができます。
036 みんなの意識
「とにかく、一人でスクライブをやり始めるのは本当に難しいです。緊張するし。恥ずかしいし。だから、周りが自然と『スクライブしなよ』って空気になってくれないとつらいと思うんです」
みんなの前で書くという行動は素晴らしいですが、やはり緊張するものです。
そんなときに「書いてもらっていい？」と、参加者の中で書くことのメリットやありがたみが共有されていれば最高です！
隠れファシリテーターからはじめ、少しずつそんな空気を伝染させていきましょう。
037 多数決の方法
「では、そうしましょうか。一人二票の投票制でいいですか？」
会議を進めていく中で、多数決で決めないとどうしても先に進まない場面があります。
その際、多数決の投票を一人一票ではなく、「一人二票」にする方法があります。
複数に投票できると、たとえある案が却下されても、もう一つの案に自分の意見が反映される可能性があるからです。
会議というのは、終了時に行動を伴うものですね。
ですので、自分の意見が反映されていれば前向きになれるのです！
038 提案者の責任
「進め方を議論すること自体は悪くないんですが、場当たり的にその場で進め方を考えるより、誰かが考えてから会議を始めた方が、ずっとスムーズにいきますね」
やってはいけない会議の一つとして、「みんなでゼロから考える」というものがあります。
もちろんブレーンストーミングのようなアイデア出しなら構いません。
ただし何かを意思決定するような提案の場合、ゼロから考えては時間がいくらあっても足りません。
会議というのはまず提案者がいて、その提案者は自分の案をとにかく徹底的に考え抜くのです。
その過程を通した上で、みんなに提案し議論します。
こうすれば時間的にも心理的にも負担が減ります。
039 バージェンスモデル
「きちんと発散する、そして収束させる。僕らは『バージェンスモデル』と呼んでいて、とても大事にしている。今回のケースでは、悪かった点をまず出しきることに注力していただろう？ 悪かった点を出しきらないうちに施策の議論に入ると、重要じゃない議論に時間を使ってしまったり、論点が行ったり来たりして、とっ散らかった議論になるんだ。言い換えると、出しきるまでは次の議論に入ってはならないということだ」
意見の「発散」、そして「収束」。
これが会議の基本になります。
意見を出し切る前にまとめに入ってしまうと、
「いや、でもこんな問題もありますよね」
このようにまた新たな論点が生まれてしまいます。
ある議題があったら、まずは意見を出し合う。
出し切ったところで、意見を比べたり、まとめたりします。
小学生の「学級会」と同じ方法です。
040 優先度
「挙がったものから議論を始めるとキリがないし、時間がいくらあっても足りない。一度課題を出しきって、優先度の高いものから議論した方がずっと効率的に進められるということだ」
意見を発散し収束するコツですが、一度課題を出し切ったあとは「優先度の高い内容」から議論するのがポイントです。
逆に優先度が低い内容は思い切ってやらないのも大切です。
この判断はファシリテーターですが、参加者に「これらの意見で一番優先度が高い内容はどれでしょうか」と問いかけても大丈夫です。
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